In einem Gastronomiebetrieb haben die Verpflegung des Personals und des Unternehmers unterschiedliche steuerliche Auswirkungen.
Umsatzsteuer
Die unentgeltliche Beherbergung und Verköstigung von Arbeitnehmern ist grundsätzlich umsatzsteuerpflichtiger Eigenverbrauch, der Arbeitgeber hat dafür Umsatzsteuer abzuführen. Für Gastronomiebetriebe gilt jedoch insofern eine Sonderregelung, als dort die unentgeltliche Beherbergung und Verköstigung von Arbeitnehmern keinen Eigenverbrauch darstellt. Das Gratis-Essen für Arbeitnehmer in einem Gastronomiebetrieb löst somit keine Umsatzsteuer aus. Verlangt der Arbeitgeber allerdings einen Kostenbeitrag vom Arbeitnehmer, ist dieser Beitrag unabhängig von dessen Höhe beim Arbeitgeber umsatzsteuerpflichtig.
Entnimmt der Unternehmer selbst Speisen oder Getränke für private Zwecke, liegt jedenfalls ein umsatzsteuerpflichtiger Eigenverbrauch vor, sofern die entnommenen Waren zum Vorsteuerabzug berechtigt haben. Der Eigenverbrauch ist in der Umsatzsteuervoranmeldung gesondert zu erklären.
Einkommensteuer
Aus Sicht der Lohnsteuer sind im Gast-, Schank- und Beherbergungsgewerbe freie oder verbilligte Mahlzeiten, die der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern am Arbeitsplatz gewährt, von der Einkommensteuer befreit. Es muss sich um eine freiwillige Sachzuwendung des Arbeitgebers handeln. Barzuschüsse sind hingegen steuerpflichtiger Arbeitslohn. Außerhalb der Gastronomie gilt, dass solche Mahlzeiten dann als Sachbezug zu versteuern sind, wenn der Kollektivvertrag dem Arbeitnehmer einen Rechtsanspruch auf Bereitstellung der Mahlzeit gewährt.
Bei der Verköstigung des Unternehmers selbst oder seiner Angehörigen im Rahmen des Gastronomiebetriebs handelt es sich um eine ertragsteuerliche Entnahme. Dieser private Gebrauch darf den Gewinn nicht kürzen, weshalb der Wareneinsatz, der auf den Privatkonsum des Unternehmers entfällt, wieder hinzuzurechnen ist, wobei dieser Entnahmewert mit dem Teilwert im Zeitpunkt der Entnahme anzusetzen ist. Bei Waren entspricht dieser Wert meist den Wiederbeschaffungskosten, also im Wesentlichen dem Einkaufspreis und nicht dem Verkaufspreis laut Speisekarte.
Aufzeichnungspflichten
Zu beachten ist, dass das Finanzamt sowohl den Eigen- als auch den Personalverbrauch schätzen kann, wenn entsprechende Aufzeichnungen des Unternehmers fehlen. Für den Eigenverbrauch von Speisen und Getränken des Unternehmers im Gast-, Schank- und Beherbergungsgewerbe sehen die Schätzungsrichtlinien vor, dass bei fehlenden ordnungsgemäßen Aufzeichnungen von den einkommensteuerlichen Sachbezugswerten auszugehen ist. Werden Familienangehörige des Unternehmers mitverpflegt, erhöhen sich diese Werte nach festen Prozentsätzen. Von den so ermittelten, die Umsatzsteuer einschließenden Werten entfallen 85 % auf Speisen und Getränke zum ermäßigten Steuersatz und 15 % auf Getränke zum Normalsteuersatz.