Bei Beendigung eines Dienstverhältnisses muss der scheidende Arbeitnehmer unter Umständen Ausbildungskosten des ehemaligen Arbeitgebers rückerstatten. Sind sämtliche Voraussetzungen erfüllt, kann der neue Arbeitgeber die Aus- und Fortbildungskosten ersetzen, ohne dass dies der Lohnsteuer unterliegt.
Die Finanz geht davon aus, dass die vom neuen Arbeitgeber übernommenen Aus- oder Fortbildungskosten unter bestimmten Voraussetzungen als lohnsteuerfrei zu behandeln sind, auch wenn die betreffende Ausbildung nicht beim neuen Dienstgeber erfolgt ist. Jene Beträge sind lohnsteuerfrei, die „vom Dienstgeber im betrieblichen Interesse für die Ausbildung oder Fortbildung des Arbeitnehmers aufgewendet werden“.
Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit auch bei der Bezahlung eines Ausbildungskostenersatzes von der Lohnsteuerfreiheit ausgegangen werden kann:
- Der neue Arbeitgeber muss ein betriebliches Interesse an der Ausbildung haben und dieses auch nachweisen können.
- Der neue Arbeitgeber muss die tatsächliche Kostentragung der Aus- und Fortbildungsaufwendungen sowie deren Höhe nachweisen.
- Die Rückzahlung darf beim ehemaligen Arbeitgeber in der Lohn- und Gehaltsverrechnung nicht bereits steuermindernd berücksichtigt worden sein.
- Der Dienstnehmer hat schriftlich zu erklären, dass er die rückgezahlten Aus- und Fortbildungskosten nicht im Rahmen seiner Arbeitnehmerveranlagung als Werbungskosten geltend gemacht hat und diese auch in Zukunft nicht geltend machen wird.
Sind sämtliche Voraussetzungen erfüllt, kann der neue Arbeitgeber die Aus- und Fortbildungskosten ersetzen, ohne dass dieser Vorgang der Lohnsteuer unterliegt. Mangels vorliegendem steuerbaren Arbeitslohn unterbleibt in diesem Fall auch die Belastung durch Lohnnebenkosten.
Werden die oben stehenden Punkte nicht erfüllt, sind die Zahlungen des neuen Arbeitgebers im Zusammenhang mit einem Ausbildungskostenersatz an den Arbeitnehmer jedenfalls lohnsteuerpflichtig.
Um Diskussionen mit dem Finanzamt zu vermeiden, sollte der neue Arbeitgeber eine möglichst genaue Dokumentation führen, sowohl über die von ihm übernommenen Kosten als auch über die bisherige Lohn- bzw. Gehaltsverrechnung. Auch sollte die Arbeitnehmerveranlagung des Arbeitnehmers zu den Unterlagen genommen werden.