Bis Ende Februar 2026 müssen Körperschaften bzw. Vereine die im Jahr 2025 ausbezahlten Freiwilligenpauschalen und einen bestimmten Betrag übersteigende Auszahlungen dem Finanzamt melden.
Gemeinnützige, kirchliche oder mildtätige Körperschaften des Privatrechts (z.B. gemeinnützige Vereine) sowie anerkannte Kirchen und Religionsgemeinschaften können ein sogenanntes „Freiwilligenpauschale“ an Freiwillige für ehrenamtliche Tätigkeiten ausbezahlen. Das Freiwilligenpauschale kann bis zu einer bestimmten Höhe einkommensteuerfrei an ehrenamtlich Tätige ausgezahlt werden, wobei zwischen kleinem und großem Pauschale unterschieden wird.
Das kleine Freiwilligenpauschale kann einkommensteuerfrei bis zu € 30 pro Kalendertag und Freiwilligem betragen, wobei der Gesamtbetrag pro Kalenderjahr und € 1.000 nicht überschreiten darf. Das große Freiwilligenpauschale erlaubt es Freiwilligen, Einnahmen aus bestimmten Tätigkeiten bis zu € 50 pro Tag und einkommensteuerfrei zu erhalten, jedoch ist der Jahresbetrag auf € 3.000 begrenzt. Zu den relevanten Tätigkeiten zählen vor allem solche, die mildtätigen Zwecken dienen oder im Rahmen von Katastrophenhilfe erbracht werden. Auch eine Tätigkeit als Ausbilder oder Übungsleiter berechtigt dazu, das große Pauschale in Anspruch zu nehmen.
Nicht im Zusammenhang mit einem Dienstverhältnis
Das Freiwilligenpauschale und die pauschalierten Reiseaufwandsentschädigungen (PRAE) von Sportlern, Schiedsrichtern und Sportbetreuern können seit 1.1.2026 im selben Kalenderjahr bezogen werden. Pro Monat darf allerdings nur eine der beiden Varianten für dieselbe Person ausbezahlt werden. Die Jahreshöchstbeträge des Freiwilligenpauschales sind dann entsprechend zu kürzen.
Die Zahlungen für das Freiwilligenpauschale müssen durch den Verein freiwillig erfolgen und dürfen daher beispielsweise nicht im Zusammenhang mit einem Dienstverhältnis zum Verein stehen. Werden vom ehrenamtlich Tätigen auch Einkünfte aus Selbständiger Arbeit, Gewerbebetrieb, nichtselbständiger Arbeit oder sonstige Einkünfte aus Tätigkeiten für den Verein erzielt, z.B. weil er Angestellter des Vereins ist, darf die steuerpflichtige Tätigkeit nicht eine vergleichbare Ausbildung oder Qualifikation erfordern wie die ehrenamtliche Tätigkeit (z.B. darf ein angestellter Sanitäter für Sanitätsdienste, die er zusätzlich freiwillig macht, nicht das Freiwilligenpauschale erhalten).
Melde- und Aufzeichnungspflichten
Die auszahlenden Organisationen müssen Aufzeichnungen über die Einsatztage, die Tätigkeit sowie die Höhe der Auszahlungen führen. Die Aufzeichnungen sind auch dann zu führen, wenn die ausbezahlten Beträge nicht die Höchstbeträge des Freiwilligenpauschales übersteigen.
Übersteigen die Auszahlungen die Höchstbeträge des jeweils kleinen oder großen Freiwilligenpauschales, stellen diese beim Freiwilligen steuerpflichtige Einkünfte dar. Die auszahlende Organisation ist verpflichtet, Zahlungen, die das Pauschale übersteigen, dem Finanzamt mittels Formular E 29 elektronisch zu melden. Die Meldung hat bis Ende Februar des Folgejahres zu erfolgen. Haben Organisationen im Kalenderjahr 2025 Auszahlungen über die Höchstbeträge getätigt, müssen diese daher bis 28. Februar 2026 eine entsprechende Meldung vornehmen.
Die Verletzung von Meldepflichten kann finanzstrafrechtliche Folgen haben. Soweit Sie als Organisation Hilfe benötigen, unterstützen wir Sie gerne.