Seit 1.9.2025 gelten neue Bestimmungen für alle Nutzer von FinanzOnline. Ziel ist eine sichere, vollständig digitale Kommunikation mit der Finanzverwaltung.
Seit dem 1.9.2025 besteht für Unternehmen, die eine Umsatzsteuererklärung einzureichen haben, die Verpflichtung zur elektronischen Zustellung von Bescheiden und sonstigen Mitteilungen der Finanzverwaltung. Die Möglichkeit des Verzichts auf die elektronische Zustellung („Opt-out“) wurde damit weitgehend abgeschafft. Betroffen sind alle Unternehmer, die in FinanzOnline registriert sind und Umsatzsteuererklärungen abgeben müssen bzw. nicht unter die Kleinunternehmerregelung fallen oder auf diese verzichtet haben. Ein zuvor abgegebener Verzicht auf die elektronische Zustellung verliert damit seine Gültigkeit. Die betroffenen Unternehmer müssen vom Finanzministerium über die Unwirksamkeit des Verzichts per Post informiert werden. Der Verzicht auf die elektronische Zustellung steht somit weitgehend nur noch Kleinunternehmern zu.
Nachrichten per E-Mail
Ein elektronisch zugestellter Bescheid gilt mit dem Einlangen im FinanzOnline-Portal als zugestellt, womit etwa die Beschwerdefrist von einem Monat zu laufen beginnt. Nutzer werden über neue Nachrichten zusätzlich per E-Mail verständigt, sofern in FinanzOnline eine E-Mail-Adresse hinterlegt und die Verständigungsfunktion aktiviert ist. Dass diese Funktion ausgewählt ist, sollte von den Unternehmen unbedingt überprüft werden, damit Zustellungen von Bescheiden u.ä. nicht übersehen werden können! Die Zustellung des Bescheids gilt nämlich auch dann als bewirkt, wenn die Benachrichtigung per E-Mail nicht hinterlegt ist.
Zustellvollmachten für Steuerberater bleiben weiterhin gültig, wobei bestimmte wichtige Schriftstücke (z.B. Mahnungen, Vollstreckungsbescheide) unabhängig davon elektronisch an das Postfach des Steuerpflichtigen zugestellt werden.
Anmeldung mittels 2-Faktor Authentifizierung seit 1.10.2025
Mit 1.10.2025 wurde der Sicherheitsstandard für alle NutzerInnen von FinanzOnline erhöht. Der Login ist seither nur noch mit einer 2-Faktor Authentifizierung möglich. Neben den Zugangsdaten und dem Passwort ist ein Bestätigungscode, den man bspw. auf das Smartphone erhält, einzugeben.
Vom Finanzministerium wird der Einstieg über ID Austria als sicherer Zugang zu FinanzOnline empfohlen. ID Austria ist der österreichische elektronische Identitätsnachweis und erfüllt die Anforderungen der 2-Faktor Authentifizierung. Eine zusätzliche Registrierung ist dann nicht notwendig. Darüber hinaus bietet ID Austria zahlreiche weitere Dienstleistungen an und kann bspw. auch für den Zugang zur Sozialversicherung verwendet werden.
Alternativ zur ID Austria kann eine Authenticator-App als Zugangsmöglichkeit genutzt werden. Für die Einrichtung einer solchen Zugangsmöglichkeit wird direkt im Login-Bereich von FinanzOnline eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Verfügung gestellt.
Zusammenfassung
Im Herbst 2025 wurden formale Änderungen auf FinanzOnline eingeführt. Einerseits wurde für Unternehmen der Verzicht auf die elektronische Zustellung weitgehend abgeschafft. Daher sollten Unternehmer überprüfen, ob in FinanzOnline eine E-Mail-Adresse hinterlegt und die E-Mail-Benachrichtigung aktiviert ist. Dadurch wird gewährleistet, dass insbesondere Bescheide nicht übersehen und keine Fristen versäumt werden. Zudem wird für den Einstieg in FinanzOnline die 2-Faktor Authentifizierung verpflichtend.