Durch eine Änderung der Verordnung über den elektronischen Rechtsverkehr kommt es zu Anpassungen der Formvorschriften für die Einreichung der Abschlüsse.
Die Einreichung der Jahresabschlüsse erfolgt bereits seit Juli 2022 in strukturierter elektronischer Form als XML-Datei, bislang im Wege von FinanzOnline. Mit der Verordnungsnovelle, die am 1.3.2025 in Kraft getreten ist, kommt es zu folgenden Änderungen:
FinanzOnline wird ab 1.1.2026 als Übermittlungsweg abgeschafft. Ab dann stehen folgende Einreichwege zur Verfügung:
- für Kleinstkapitalgesellschaften und kleine Kapitalgesellschaften: Formular auf justizonline.gv.at zur direkten, händischen Eingabe
- XML-Datei über eine ERV-Übermittlungsstelle oder über ein Online-Formular über justizonline.gv.at
Andererseits gilt seit 1.3.2025 verpflichtend die neue Datei-Struktur „JAb 4.0“ (bisher JAb 3.32). Jahresabschlüsse zum 31.12.2024 dürfen noch unter Anwendung der Struktur JAb 3.32 offengelegt werden. Soweit eine Übermittlung in strukturierter elektronischer Form nicht möglich ist, können die Unterlagen ausnahmsweise auch als PDF-Anhang eingebracht werden, wobei der Grund der Unmöglichkeit anlässlich der Einreichung bekannt zu geben ist.
Strafen bei Versäumnissen
Die rechtzeitige Offenlegung ist gesetzlich verpflichtend. Wird die neunmonatige Frist ab Bilanzstichtag überschritten, ist mit Zwangsstrafen in Höhe von € 700 bis € 3.600 (bei Kleinstkapitalgesellschaften € 350 bis € 1.800) zu rechnen. Dies gilt sowohl für die Gesellschaft selbst als auch für die einzelnen Geschäftsführungs- und Vorstandsmitglieder. Beispielsweise würde einer Gesellschaft mit zwei Geschäftsführern eine Zwangsstrafe von mindestens € 3 x 700 = € 2.100 vorgeschrieben. Bei anhaltender Säumnis erhöht sich die Strafe nach zwei Monaten teilweise auf das Dreifache (bei mittelgroßen Gesellschaften) oder sogar auf das Sechsfache (bei großen Gesellschaften).
Verpflichtung zur Einreichung
Kapitalgesellschaften sind dazu verpflichtet, ihre Jahresabschlüsse spätestens neun Monate nach dem Bilanzstichtag beim zuständigen Firmenbuchgericht elektronisch einzureichen. Demnach sind Jahresabschlüsse zum 31.12.2024 bis spätestens 30.9.2025 entsprechend offenzulegen. Die Offenlegungspflicht betrifft sämtliche Kapitalgesellschaften, darunter auch sogenannte „kapitalistische Personengesellschaften“ wie die GmbH & Co KG, bei der kein unbeschränkt haftender Gesellschafter eine natürliche Person ist.
Je nach Größe der Gesellschaft unterscheiden sich Umfang und Inhalt der einzureichenden Unterlagen, beispielsweise muss eine Kleinstkapitalgesellschaft nur ihre Bilanz ohne Anhang offenlegen. Auch Zweigniederlassungen ausländischer Kapitalgesellschaften in Österreich sind zur Offenlegung verpflichtet.
Fazit
Da die Vorgaben für die elektronische Offenlegung von Firmenbuch-Jahresabschlüssen immer komplexer werden, sich die Strafen bei Säumnis aber durchaus summieren können, empfehlen wir eine entsprechend frühzeitige Beratung sowie die Durchführung der Übermittlung von Jahresabschlüssen an das Firmenbuch durch unsere Mitarbeiter.