Aufgrund der stark fortschreitenden Digitalisierung stellt sich die Frage, unter welchen Voraussetzungen eine digitale Archivierung von Belegen den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entspricht.
7 Jahre Aufbewahrungspflicht
Die abgabenrechtliche Aufbewahrungspflicht gilt für alle Buchhaltungsunterlagen und Aufzeichnungen (Konten, Belege, Geschäftspapiere, Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben etc.) und beträgt grundsätzlich sieben Jahre. Zweck der Aufbewahrung von Belegen ist es, die verlässliche Prüfung der Richtigkeit von Buchungen im Interesse der Abgabenerhebung zu ermöglichen.
Längere Aufbewahrungspflichten
Die Unterlagen müssen länger als sieben Jahre aufbewahrt werden, wenn sie für ein anhängiges Verfahren bedeutend sind (Abgabenverfahren: Beschwerde, Betriebsprüfung oder gerichtliches/behördliches Verfahren). Weiters beträgt die Aufbewahrungsfrist insbesondere für Unterlagen im Zusammenhang mit Grundstücken gem. Umsatzsteuergesetz 22 Jahre oder für Unterlagen für COVID-19-Unterstützungen (Investitionsprämie/Kurzarbeit) 10 Jahre.
Elektronische Aufbewahrung
Die elektronische Aufbewahrung auf Datenträgern ist gestattet, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist.
Für eine revisionssichere Archivierung sind nur
- einmalig beschreibbare Datenträger,
- eine spezielle, festplattenbasierte Archivsoftware oder
- eine revisionssichere Cloud-Archivierung geeignet.
Hinweis: Das Einscannen und Abspeichern von Unterlagen auf einem USB-Stick, einer Festplatte bzw. am Server ist für die revisionssichere Archivierung nicht ausreichend, da jedes einzelne Dokument verändert, gelöscht oder deren Reihenfolge geändert werden kann.
Sanktionen bei Nichtaufbewahrung der Unterlagen
Sollten die Unterlagen vorsätzlich nicht aufbewahrt worden sein, so handelt es sich um eine Finanzordnungswidrigkeit, welche eine Geldstrafe von bis zu € 5.000 nach sich ziehen kann. Sollten Sie eine digitale Belegaufbewahrung wünschen, ersuchen wir um Kontaktaufnahme.